(cache) チーム内の情報共有に Evernote Business

チームの生産性を向上する Evernote Business。Evernote プレミアムのすべての機能に加え、使いやすい管理機能が使えるチームのためのワークスペースとして、サービス業、ソフトウェア開発、流通・小売、製造業や医療・福祉、不動産・建築、教育機関など、幅広い業種で導入されています。

この 7 月に行った Evernote Business 管理者向けのアンケートの結果から、Evernote Business が実際どのように活用されているのかをご紹介します。なお、複数の方法でご活用されているお客様が多いので、合計は 100% を大幅に上回ります。

それでは、Evernote Business の実際の利用方法トップ 3 を見ていきましょう。

第 1 位：情報共有に
社員・チームメンバー間の情報共有は、Evernote Business の導入の目的でも第 1 位（84%）であり、実際の使用方法としても第 1 位（70%）でした。

円滑なチームワークのためには、情報の共有は欠かすことができません。

他のチームメンバーをビジネスノートブックに招待すれば、共有したコンテンツが相手の Evernote アカウント内に自動表示されて共同作業が可能になります。もちろん会社全体に向けてコンテンツを公開することもできます。

また、ワークチャットを使ってノートやノートブックを共有すれば、すぐにフィードバックをもらうことも簡単です。メールやチャットツールにまたがって別れてしまう情報をすべて Evernote Business にまとめられます。

実際に共有するものとしては、日報・週報、議事録や文書の回覧・共有、社内ナレッジなどが多いようです。
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Evernote Business で情報共有を効率化したクシタニの事例を見る»

第 2 位：ドキュメント・ファイル管理に
ファイルを一ヶ所に保管して、「ここにいけば必要な情報が必ずある」という場所に。使用方法として第 2 位の 66%。

チームメンバーがいつでも、どこからでも、探している情報を見つけたり、自分から情報提供できる環境ができます。資料、契約書、文例集、ロゴ、テンプレートなどを Evernote Business 上で常に最新の状態に維持しておけば、間違って古いデータを使う心配もありません。

実際の管理情報としては、マニュアル、請求書・見積書など営業・受注情報、顧客情報、名刺などが多いようです。
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第 3 位：紙資料をデジタル化・ペーパーレス化
デスクの上やオフィスの棚に埋もれている紙文書をスキャンしてデジタル化し、その後は処分あるいは倉庫へ。スキャンした文書は検索可能な情報となり、いつでもアクセスできます。使用方法として第 3 位の 60%。
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Evernote 社内ではミーティングで紙の資料を配布することはほとんどありません。Evernote のノートをプレゼンテーションモードで共有すれば、資料作成の時間も節約できます。おかげで、デスク周りは常にスッキリ整理された状態を保つことができます。
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Evernote Business でデジタル化・ペーパーレス化を実現した国立大学法人三重大学の事例を見る»

その他の活用法
さらにその他の上位の使い方としては、

社内に埋もれた知識や情報を発見
モバイル環境・外出中の社員とのやりとり
写真管理
プロジェクト管理
他拠点の社員との業務上のやりとり

と続きました。

また、私たちも意外だったのは、FAX で受信した書類を管理されているユーザが大変多かったことです。最新の Evernote Business 事例でご紹介した金澤兼六製菓では FAX 送信を廃止することで年間 500 万円相当のコスト削減を実現しました。

使い始めて発見した使用方法
また、導入目的としては想定していなかったものの、実際の使用方法として大幅に上昇している使い方としては、コンテキスト機能が挙げられます。

コンテキスト機能は、Evernote でノートを作成したり閲覧したりしていると、関係が深いと思われる自分や同僚のノートが表示されるほか、日経電子版などの関連記事も表示される機能です。この機能は自分のノート、同僚のノートなど、ノート数が増えれば増えるほどその精度が上がり、さらに便利になっていきます。Evernote Business を使っていただくにつれて、より活用いただいているというのは、私たちとしても大変嬉しく思います。

あなたの会社でも、こんな課題を抱えていませんか？Evernote Business を活用して、あなたのビジネスをもっと効率的にしましょう。セミナーを全国で開催中です。

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