腐らない文書の作り方 – Confluence のアクションアイテムとタスクリストを活用しよう

2015/2/12 Atlassian, Confluence

もっと腐らないドキュメントへ

Confluence によって、ドキュメント類は、構造化され、統制され、または、よりフレキシブルに、気軽に文書化されていくことができます。また、ソーシャルな機能である、「いいね！」やコメントでのディスカッション、ドキュメントに記載できる動的な要素である、アクションアイテムや、各種システムと連動したコンテンツなど、ドキュメントが腐らない、陳腐化しない、常に活きの良い状態を保つ工夫をユーザーのみなさんは活用されています。

たとえば、アクションアイテム。議事録などでアクションアイテムを設定すると思いますが、Confluence　では、アクションアイテムに明確に、人と、期日を入力できます。

たとえば、この画面ショットは、アクションアイテムとして、事項を書いて、そのあと、 @ メンションで、人を選択し、さらに // にて、カレンダーより期日を設定しているところです。これを行うことで、この議事録には、明確に事項を誰がいつまでにやる必要があるのかを記録できます。

議事録を閲覧すれば、すぐに誰が何をやらなければならないかがわかりますし、期日が近ければ、橙色に、期日を過ぎていれば、赤色になるので一目でわかります。

それだけではなく、これらのアクションアイテムは、各自のタスクとして見ることができます。

これは、自分が割り当てられたタスクのうち、未完了のものがリストされています。

こちらは、自分が割り当てられたタスクのうち、すでに完了したものがリストされています。

これで、自分がやらなければならないことも、自分が達成したことも容易に知ることができます。これらの情報は、ドキュメント横ぐしですので、ドキュメントを見忘れたので、アクションアイテムに気が付かなかった！！なんてことはなくなります。それだけではなく、自分が誰かにタスクを割り当てたこともドキュメント横ぐしで知ることができます。人に頼んでおいて、自分が忘れてしまうことって意外とよくあることです。ドキュメントに書いたからといってそのドキュメントとにらめっととはいきませんし。

こんな感じで、自分が誰にタスクを頼んだのか、期日はいつか、それはどのドキュメントでアクションアイテムとして記載したのかがリストで見られれるのです。これらへのアクセスは実にシンプルです。

プロファイルのアイコンをクリックし、「タスク」をクリックするだけで、上記で紹介したタスクリストを得ることができます。

とはいえ、チームとして、ドキュメント横ぐしで、タスクの一覧を持っておきたいという要望もあることでしょう。当然できます。ドキュメント作成のメニューに以下「タスクレポート」が含まれています。

選択するといくつかのパターンからさらにほしい情報を抽出でいます。

「自分のチームに割り当てられたタスク」を選択すると、以下の画面になります。

作成されたドキュメントは以下のような感じになります。

タスクレポートを「自分のプロジェクト中のタスクのレポート」として作成したい場合は、以下のようにスペースと、ラベルを指定することで、タスクの一覧を得ることができます。

要するに、個人単位でも、複数人でも、そして、人ではなく、ドキュメントの種別でも、わけて把握しておきたいタスクリストを作成することができるというわけです。これでやり忘れを防いだり、お互いにフォローしあえる土壌を作れます。もちろん、ドキュメントも腐らず、更新が必要なドキュメントはどんどん更新されていきますし、更新しなくても読んでももらいたいドキュメントは忘れ去られずいつまでも参照され続けることでしょう。

さてさて、個別のタスクリストができるのはいいが、任意のドキュメントにタスク情報を動的に表示したいんだけど、、、というニーズももちろんありますよね？たとえばプロジェクトや、対応顧客のページにタスク一覧も含まれているとうれしいとか。もちろんできます。

これは、あるプロジェクトのポータル的なドキュメントです。上から、プロジェクトのロードマップ、稟議の状況、議事録、そしてアクションアイテムの一覧が、一望できています。

これは、Confluence マクロの「タスクレポート」を使っています。ドキュメントの任意の場所にタスクリストを設置できるということです。