タスクが多い人向けのタスク管理術「タスクシュート」と「たすくま」
技術評論社
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ドラッカーの経営者の条件という本を読み返した時に、最初に「汝の時間を知れ！すげー人は行動とか計画からは始めない。時間を知るところから始める」と書かれていることを思い出した。
最近仕事が増えてきていて「今日は何も予定がない！仕事が進むぞ！」と出勤して気がつくとなんだかんだで18時ということが多くなってきたので、もしかしたらドラッカーのいうことを聞くべきではと思った所、本屋でこの本をみつけました。
ここ2週間ほど実践してみてこの方法でのタスク管理、時間計測がとてもしっくりきているので紹介します。
この本のタスク管理方法にする前に悩んでいたこと
タスク管理について悩んでいたとことはこんなことがありました
- 毎日忙しく働いているけど、特段重要なことをするわけでもなく日常業務で一日が終わってしまう
- 何に時間を使っているのか感覚でしか把握できていないし、どの仕事も重要な事に思えるので時間を作れない
- GTDでタスク管理をしているけど、一日の仕事が一日で終わらない
- 「やらなきゃ」と思っているしやれば5分で終わる仕事に1週間かけてしまうことがある（面倒なメール返信など）
本書がいう時間が足りなくなる4つの原因
- 無駄にできる時間がないのに時間を無駄にしている
- 割り込み仕事があると優先してしまう
- 意識はしているが、手を付けるのが面倒で先送りを繰り返す
- 完璧な成果を求めすぎて90％の時間で10％しか終わらない
どうでしょうか？思い当たるところはありませんか。わたしが特に納得したのは「締め切り前に締め切りはある」という考え方です。
P18より
上記は8：45に家を出ないといけないというタスク（予定）についての例です。本書では45分ではなく、荷物チェックを開始する時間、着替えをする時間、歯磨きをする時間というのを正確に把握している必要があるといいます。
「45分にでるから、まあ10分前に準備すればいいか」
というのがだらしない人（わたしなど）の考えですが、実際にはそれぞれ5分かかると正確に把握しておき、8:30というのが本当の締め切りだと把握すべきなのです。
あと、予定をいれすぎたり、先送りしてしまっているのは「本当にかかる時間」がわからないからだと思いました。本書が提案するタスクシュートというソフト（Excel）でタスクを管理すると、それらの仕事を全て予定通りにやったら何時におわるのかというのが一目瞭然になります。これにより「今日は新しいタスクは追加できない」「いま10分facebookを見てる時間はない」というのがはっきりわかります。
以前は「あとタスクが3つあるけど、まだ帰る時間まで1時間あるから全力出せば大丈夫」とかって適当に考えていましたが、この方法にしてからはそんなことは思わなくなりました。
↑なんか複雑そうに見えますが、入力するのはタスク名と見積時間だけです。さらに毎日のタスクは自動で挿入されます。
この方法によって解決した問題
・見積をして計測していくことで「あとで本気出せばすぐ終わるから」と思っていたのが「 前日の実績から考えて絶対終わらない」とはっきり意識できるようになった
・計測をすることで、計測開始とともに「見積時間内に終わらせよう。なぜならこれが終わらないと他のタスクも終わらない」という気持ちというか覚悟が一瞬でできるようになった。
・毎日、毎週のタスクが自動で追加されるので、日々の本当に余っている時間というのが把握できるようになった
さいごに
結構長くなりそうなので、タスク管理についてはここで一旦締めます。他にもこのツールの大きなポイントに毎日のタスク管理が自動化されていくというのがあったりしますが、それはまた別の機会に。これをわたしはiPhoneの「たすくま」というアプリで実践しています。
なんか頑張ってるんだけど、毎日なにしてるかわからんなーという人は是非お試しください。