(cache) 【整理術】『図解 1分で解決! 仕事ができる人の整理術』知的生活追跡班 (編集):マインドマップ的読書感想文

2014年11月04日

【整理術】『図解 1分で解決! 仕事ができる人の整理術』知的生活追跡班 (編集)

図解 1分で解決! 仕事ができる人の整理術

【本の概要】

◆今日ご紹介するのは、当ブログでも人気の高いジャンルである「整理術本」からの1冊。

見開き2ページで1項目をコンパクトにまとめていくスタイルなので、気になったところからサクサク読み進められる構成です。

アマゾンの内容紹介から。

簡単だから「スッキリ」が続く!!網の目スクラップ法、本文はみだしテクニック、バッグinバッグ、カンガルー式ポケット…すぐに役立つ、一生使える、裏ワザマル秘ワザを図解で紹介!集中力、発想力、スピード…がアップする決定版!

ページ数的に厚くないとはいえ、お手頃価格なのも、ポイントが高いですｗ

Brooklyn Home Office, Minimized, At Night / mkosut

【ポイント】

■1.メモは時系列に整理する

とりあえずメモをしたものの、すぐにはどのファイルに分類すべきか判断ができないような内容のメモは喫茶店や食堂のレジ横に置いてあるような、昔ながらの伝票ホルダーに刺していき、一時的にまとめておくといい。
　この伝票ホルダーは「スパイクファイル」という名前で売られているもので、大量のメモをストックできるうえに、自動的に情報を時系列に整理できるという、アナログなアイテムでありながら情報整理に意外と役立つスグレモノだ。大量の情報をあとからまとめて整理していくときには「時間」というキーワードが重要になる。メモや切り抜いた記事など一貫性のない情報でも、時系列に並んでいるだけで、後日仕分けするときに役立つものだ。

■2.浅い引き出しは常に空にしておく

　たとえば、引き出しがいくつもある机だったとしたら、一番収納量が少ない浅い引き出しを常に空にしておいて書頻の一時保存場所にしておこう。
　もし、すぐに手をつけなくてもいい書類が手元に回ってきたとき、そのまま机の上に積み重ねてしまうと処理するのを忘れてしまったり、いつのまにか紛失してしまう恐れもある。そんなときこそ、空にしておいた引き出しの中にとりあえず保管しておくのだ。
　そうすれば、時間がとれたときに集中して処理することができる。机の上に置いたままにしておくと、スペースが狭くなるだけでなく、ほかの仕事をしていてもそれらの書類が気になって集中力がそがれることにもなりかねない。

■3.机の下も収納に活用する

　たとえば、屋台の壁にあるような"吊るす収納"は、机の下の内側にフックやマグネット式のクリップを取りつけて応用することができる。
　引き出しの下にマグネットを使ってティッシュを逆さまに貼りつければ、最後の1枚までスムーズに取り出しやすいうえ、見えない収納にもなる。フックには自分のバッグを引っかけておくのにぴったりだし、ビニールの袋やエコバッグをそこに吊るせば小物を収納するスぺースにもなる。

■4.カンガルー式ポケットで1冊のノートにまとめる

　できれば、情報はすべて同じノート1冊にまとめておき、それさえ持っていれば大丈夫というようにしたい。ストレスフリーであることも重要だ。
　そこで、ひとつの案件についてノートにまとめ終わったら、すぐ後ろのぺージを斜めに切り取り、次のぺージと綴じ合わせてみよう。
　ようするにカンガルーのポケットのような袋をつくり、そこに関連資料を入れておくのだ。そうすれば、ノートを再確認しながら資料をすぐに取り出すことができる。

■5.色付きルーズリーフで情報を整理する

　リング式のファイルで管理ができて、簡単に順番を並べ替えたりできるルーズリーフの用紙には、シンプルな白だけではなくさまざまな色のバリエーションがある。
　そこで、何色かのルーズリーフをそろえたら「ピンクは急いで処理する情報」とか、「緑は定例会議でのメモ」、あるいは「青はアイデアのラフスケッチ」などと、色ごとにジャンルを決めて使うようにしてみよう。
　とくに注意しておきたい重要事項は、オレンジや黄色といった目立つ色に書くとより目を引くことができる。

■6.「帯メモ法」で本の要点をまとめる

　文庫からハードカバーまで、書店に並んでいる多くの本にはキャッチコピーが記された「帯」が巻かれている。この帯に書かれたおすすめコピーの効果でヒット作となった本も少なくない。(中略)
　ところが、この帯を裏返してみるとほとんどが何も印刷されていない無地になっている。
　そこで、このスぺースを利用して本の中の気になるトピックスやポイント、または人物相関図などを書き留めて「読書メモ」として活用してみよう。
　また、心に残った言葉や文章などを書きとめておくと、その帯を見ただけで本の内容を思い出すだけでなく、どんな状況で感動したのかなどが一気によみがえることもある。

【感想】

◆図解本で、さらに厚くない本ということもあってか、ネタ的には既知のものがちらほらありました。

というか、巻末に参考文献が挙げられているのですが、9冊中3冊は当ブログでご紹介済み。

会社では教えてくれない! 頭のいい整理術・ファイリング術

参考記事：【整理術】『会社では教えてくれない! 頭のいい整理術・ファイリング術』桃山透（2013年10月09日）

整理HACKS!―1分でスッキリする整理のコツと習慣

参考記事：【整理術】「整理HACKS!」小山龍介（2009年06月29日）

ミスゼロ、ムダゼロ、残業ゼロ!

参考記事：【作業効率化】「ミスゼロ、ムダゼロ、残業ゼロ! 」オダギリ展子（2008年07月14日）

また、その他にも、小松易さんや壺阪龍哉さんといった、整理術の専門家の方の本が並んでいましたから、それはネタ的に手堅いものが多いのは当然かと。

◆そんな中、当ブログ的に初見のTIPSだったのが、上記ポイントの4番目。

上記では図がないので、ちょっと分かりにくいかもしれませんが、要は、まとめ終わった時点で、同じノートの次のページを、真ん中から斜め下に向かってカットし、下の部分の底と両サイドを糊付けすることによってポケットを作る、というものです。

ノートの表紙や裏表紙の内側に貼り足すのではなく、使っているノートの途中で、しかも、そのノートを切り取ってポケットを作る、というのは、正直「目からウロコ」でした。

直接は関係ないものの、以前目にした、船橋市役所から送られてきた封筒を思い出したワタクシ。

これ、見にくくて分かりにくいかもしれませんが、下半分の住所が入っている部分の上で切り取ると、返信用の封筒になります。

市側にとっては、新しい封筒を入れるよりコストが低く、市民にとっても、初めから三辺が綴じられているため、一枚紙を貼り合わせて作るより全然ラクという、アイデアもの。

元々が「窓付き封筒」ですし、アイデアの2段重ね状態ですね、これ。

◆また、上記ポイントの5番目も、言われてみれば「なるほど！」のアイデアです。

よく、クリアフォルダを色分けして使う、というTIPSは目にしますが、それをルーズリーフでやるというのは、個人的には盲点でした。

確かに、白い紙メインの中に、黄色やピンクのルーズリーフが数枚あったなら、それは目立ちます罠。

ただ、意外なほど、ビジネスシーンでルーズリーフを使っている人って目にしないような……？

今後は、こういう使い方もできることを考慮した上で、ノート選択をしてもいいかもしれません。

◆なお、本書は上記ポイント以外にも、小ネタが満載でしたが、ピンときたものをひとつだけ挙げておくと、「仕切りのついたペン立てをさらに輪ゴムで仕切る」。

あらかじめ仕切りが格子状になっていれば別ですが、たとえば縦に二分されているようなペン立てならば、それにクロスするような形で輪ゴムを2本かければ、6か所に分けることができます。

本数や位置も思いのままですから、これも地味ながらも使えそうなTIPSかと。

いずれにせよ、これに限らず、各人の状態やスタイルに合わせて、取り入れられるものを取り入れて頂きたく。

整理術本好きなら、要チェックの1冊！